Serienbrief Etiketten in Word 2007 erstellen

Will man in Word 2007 Adressetiketten erstellen, geht man ein wenig anders vor, als bisher in Office 2000-2003 gewohnt. Diese Schritt für Schritt Anleitung soll dabei behilflich sein möglichst einfach und Effizient zum Ziel zu kommen.

Voraussetzung um Adressetiketten in Word zu erstellen ist eine Datenquelle in der die Adressen gespeichert sind. Dies kann z.B. eine Excelmappe oder eine Access-Datenbank sein. Da Excel im Normalfall mit Office Small Business installiert wird, basiert diese Anleitung auf Excel. Für Access ist diese fast identisch.

Am Anfang steht die Adressliste in Excel. Am einfachsten schreibt man in der ersten Zeile in die jeweiligen Spalten die Titel. Z.B. Anrede, Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort und Land.

etiketten00

Wenn die Adressliste erstellt ist, kann nun das Word geöffnet werden. Nach dem Öffnen des Word in den Reiter „Sendungen wechseln“ und auf dem Button „Seriendruck starten“ -> „Etiketten“ klicken.

Seriendruck starten -> Etiketten

Anschliessend die gewünschte Etikettengrösse wählen. Diese steht jeweils auf der Etikettenverpackung. In diesem Fall sind die gewünschten Etiketten „Avery Zweckform“ Typ „No 3475“.

Etikettengrösse wählen

Etikettengrösse wählen

Die anschliessende Frage mit OK quittieren.

Frage mit "OK" quittieren.

Nun muss die vorher in Excel erstellte Adressliste als Adress-Quelle angegeben werden. Dazu auf „Empfänger auswählen“ -> „Vorhandene Liste verwenden“ klicken.

Datenquelle wählen

Datenquelle wählen

Wähle nun die vorher erstellte Exceldatei aus.

etiketten05

In der Exceldatei sind mehrere Tabellenblätter vorhanden. In der Regel kann das erste Tabellenblatt genommen werden. Wurden die Tabellenblätter benannt, werden diese Namen hier angezeigt.

Tabellenblatt wählen

Tabellenblatt wählen

Nun wird im Word folgendes angezeigt:

etiketten07

Nun müssen die gewünschten Felder eingefügt werden. Man kann dazu den Assistenen benutzen oder dies selber machen. Ich empfehle die direkte vorgehensweise ohne Assistent da man so einfacher zum gewünschten und korrekt formatierten Resultat kommt. Unter „Seriendruckfeld einfügen“ (klicke auf den nach unten Pfeil rechts, im Bild rot umrahmt) werden die einzelnen Felder aus der Excel-Tabelle angezeigt. Füge die Felder mit einem Klick auf den Namen ein.

Felder auswählen

Felder auswählen

Anschliessend müssen die Etiketten aktualisiert werden.

Etiketten aktualisieren

Etiketten aktualisieren

Nun werden die vorher eingefügten Felder in allen Etiketten angezeigt. Der Platzhalter «Nächster Datensatz» muss stehen gelassen werden. Er steuert, dass die Adresse bei jedem Feld neu aus der Datenbank geholt wird. Mit Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ werden in den Etiketten die Adressen angezeigt.

Vorschau des Ergebnis

Vorschau des Ergebnis

Mittels der links und rechts Pfeile kann zwischen den einzelnen Seiten der Etiketten hin und her gewechselt werden. Diese Funktion braucht es jedoch nur wenn man eine entsprechende Anzahl Adressen hat, die auf einer Seite nicht Platz haben. So kann kontrolliert werdne, dass alle Adressen korrekt angezeigt werden.

Zwischen den Seiten hin und her wechseln

Zwischen den Seiten hin und her wechseln

Mit „Fertig stellen und Zusammenführen“ kann man die Etiketten ausdrucken.

Etiketten ausdrucken

Etiketten ausdrucken

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34 Gedanken zu “Serienbrief Etiketten in Word 2007 erstellen

  1. vielen dank 😉

    morgen schreibe ich eine Arbeit über Serienbriefe und da kommen auch diese Etiketten vor. Jetzt weis ich’s wie mans erstellt 🙂

  2. Super 🙂
    Danke Deiner sehr guten Beschreibung hatte ich die Etiketten innerhalb kürzester Zeit erstellt (und ich dachte ich brauche Stunden….)

  3. Vielen Dank für die ausführliche, aber sehr einfache Anleitung! Du hast mir stundenlanges fummeln erspart!

  4. Vielen vielen Dank!
    Ist wirklich einfach und verständlich erklärt, wenn man nur für alles so einfache Erklärungen finden würde!

  5. Leider ist mein Etikett Avery Zweckform L7163 in der Vorlagen-Liste bei MS Word nicht enthalten. Avery Zweckform stellt zwar ein passendes Word-Dokument zur Verfügung – doch wie mache ich daraus eine Etikettvorlage für den Seriendruck?

  6. Im dritten Printscreen ist unten der Button „Neues Etikett“ sichtbar. Darüber kann auch ein Etikett definert werden, welches nicht in Word enthalten ist.

  7. Ja, dass ist schon klar. Man muss dann die Etiketten ausmessen und alle Daten eingeben. Doch Avery Zweckform stellt die Etiketten als Word-Dokument formatiert zur Verfügung – man müsste dies nur als Vorlage in die Seriendruckfunktion bekommen. Das ist leider nirgends beschrieben.
    Jens

  8. Habe von Avery Zweckform die Antwort bekommen, dass es keine Weg gibt, die Vorlagen direkt in die Serienbrief-Funktion von Word zu übertragen. Man muss also messen und selbst basteln.
    Jens

  9. Leider zeigt er nach „Etiketten zusammenführen“ nur einen Datensatz pro Seite an (oben links). Man sollte doch aber annehmen, das die Adressen auf das gesamte Blatt platziert werden. Kann jemand helfen? Tausend Dank!;-)

  10. Alles klappt wunderbar, danke für die Anleitung. Nur bleibe ich stecken, und zwar dort, wo die Liste in die Adressen übertragen werden sollte.
    Wo vorher noch alle Angaben standen, wie „nächster Datensatz, Anrede etc., sind dann alle Etiketten rein weiss. Woran liegt das wohl?

    Ich habe es mit zwei verschiedenen Excel-Listen versucht. Was mache ich wohl falsch?

    Danke für jede Hilfe. Immer vor Weihnachten geht es los mit den Problemen, und ich denke jedes Mal, diesmal müsse es klappen. Bis jetzt habe ich dann immer die Adressen wieder von Hand eingetippt. Vielleicht kann mir jemand helfen?
    Danke und freundliche Grüss Claire

  11. TOLL! Danke!!!! Hat mir total geholfen! Unsere IT hat sich nämlich heute tot gestellt…

  12. @Jens V
    Das „Avery Zweckform L7163“ ist zu finden unter „Avery A4/A5“ – „L7163“ … ich hatte das Problem auch schon 😉

  13. Danke für die tolle Anleitung! Leider klappt das mit dem Etiketten aktualisieren bei mir nicht 🙁 Das Feld ist komplett ausgegraut und nicht anwählbar. Was mache ich denn da falsch? Danke für alle hilfreichen Antworten 😉

  14. genial..diese Beschreibung hilft perfekt. (endlich, endlich nach langem Studieren & Probieren …wollte nach alter Rezeptbeschreibung versuchen zu erstellen-keine Chance)
    Danke vielmals

  15. Super tolle Anleitung, hat sofort funktioniert. Nach ewigem herumprobieren ruckzuck fertig.
    Vielen Dank!

  16. Hallo,

    ich habe mich jetzt nach der Anleitung gehalten und habe nun genau das Problem, dass kaseo auch schon hatte: nach „Etiketen zusammenführen“ erhalte ich nur einen Datensatz oben links ausgedruckt, obwohl alle Datensätze auf dem doc angezeigt werden. Wer kann mir bitte helfen? Lieben Dank.

  17. Super – Danke !
    die mit Abstand beste Erklärung

    Gibt es das auch mit einem zusätzlichen Feld: Dynamisches/Variables Bild ?

    Ich habe eine Exceldate 2007 für die Daten.
    Artikel-Nr./Bezeichnung/Verwendung/Bildname/Pfad
    unter:C:\Benutzer\Detlef\Eigene Dokumente\Etiketten

    Die Bilder (jpg) sind in einem Ordner unter: C:\Benutzer\Detlef\Eigen Bilder\JU-SI

    Jetz soll zu jeder Artikel-Nr. das richtige Bild erscheinen.
    Ich bekomme immer nur ein „Feld für das Bild“ mit einem roten X

    Die Daten sind alle OK

    Ich würde mich auf eine Lösung riesig freuen

  18. Wie kann ich die Zeilenabstände in der Etikette verändern? Ebenfalls beginnt die Etikette immer zu weit oben und dabei wird die erste Zeile angeschnitten, obwohl das richtige Etikettenformat eingegeben wurde.

  19. Vielen Dank, aber ein Problem konnte ich nicht lösen: Es wurde immer nur eine Seite mit der entsprechenden Vorlage erstellt. Alle weiteren Adressen der excell-Vorlage wurden nicht übernommen und nicht gedruckt. Was kann ich machen, um mehrere Seiten im „Etikettenformat“ anzulegen? Wer kann mir bitte helfen?

  20. Vielen Dank! Habe viele Anleitungen durchprobiert, viele Webseiten durchforstet und viele Stunden verplempert – bis ich diese Anleitung gefunden habe!

  21. Wie kann ich ein Etikett für ein CD machen? kann mir vielleicht jemand helfen ich brauche es dringend… Danke voraus 🙂

  22. Ciao

    Schliesse mich gerne all den Lobern an, echt coole und hilfreiche Anleitung.Vielleicht kannst Du mir auch helfen, alles klappt tiptop. Mein einziges Problem ist, dass ich die „Anrede“ nicht übereinstimmend mit einem Seriendruckfeld rein kriege. Habe schon div. nachgelesen, mit div. „Ersatzwörtern“ wie „Position“ probiert: die Anrede lässt sich NICHT auf die Etikette zaubern. Wie mach ich es richtig?
    Lieben Dank für Deinen Rat und Grüssle aus der Schweiz…
    Digrisch

  23. Word 2007, Etiketten aus Exceltabelle.
    Alles klappt gut -bis zum Zusammenführen- auf 8 der 24 Etikettten fehlt der Text, obwohl er in der Exceltabelle steht. Das Problem habe ich auf allen 9 Seiten. Die Felder sind einfach leer. Weiß jemand Rat?

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