Dropdown-Liste in Excel 2007 erstellen

Mit folgender Anleitung kann man in Excel 2007 sowie auch älteren Versionen (hier ist die Menüstruktur anders) eine Dropdown-Liste für eine Zelle erstellen.

1. Alle Begriffe welche in der Dropdownliste zur Auswahl kommen sollen in mehrere Zellen untereinander schreiben:

ExcelDropdown1

Danach den Menübereich “Formeln” öffnen und unter “Definierte Namen” auf den Menüpunkt “Namen definieren” klicken.

2. Einen Namen für die Auswahl eingeben.

ExcelDropdown2

3. Die Zelle wählen in der die Auswahl erscheinen soll. Nun in den Menübereich “Daten” wechseln und dort unter “Datentools” auf “Datenüberprüfung klicken.

ExcelDropdown3

 

4. Unter Zulassen “Liste” wählen. Als Quelle “=VorherDefinierterName” (in diesem Beispiel “=Ampelliste” eintragen.

ExcelDropdown4

5. Kontrollieren ob im Reiter “Fehlermeldungen” alle Häkchen richtig gesetzt sind.

ExcelDropdown5

6. Nun funktioniert die Dropdownauswahl

ExcelDropdown6

CopyPasteCharacter – Sonderzeichen einfach kopieren und einfügen

Immer mal wieder braucht man ein Sonderzeichen. Meisten habe ich bis anhin Microsoft Word gestartet und in den Sonderzeichen danach gesucht. Nun gibt es eine Webseite die das Kopieren und Einfügen von Sonderzeichen sehr vereinfacht.

copypastecharacter.com

copypastecharacter.com

Auf der Webseite CopyPasteCharacter findet man die gängigsten Sonderzeichen. Mit einem Klick darauf wird das entsprechende Sonderzeichen in die Zwischenablage des Computers gespeichert. Danach zum Text gehen in den man das Sonderzeichen einfügen will und mittels Ctrl+V einfügen. Die Sonderzeichen können wahlweise als Text oder als HTML-code in die Zwischenablage kopiert werden.

Excel Passwort entfernen

Vor kurzem hatte ich ein Excelsheet bei dem das Arbeitsblatt geschützt war. Da ich das Passwort nicht innert nützlicher Frist auftreiben konnte, habe ich nach einer schnelleren Lösung gesucht:

Excel Password Remover 2009

Der Excel Password Remover 2009 ist ein Plugin für Excel. Es installiert sich in Excel 2007 unter Add-Ins:
excelpwremover

Um das Passwort zu entfernen auf „Unprotect sheet“ klicken und danach bei der folgenden Passwort abfrage „Enter“ drücken. Nach einem kürzeren oder längeren Moment ist das Kennwort entfernt.

Serienbrief Etiketten in Word 2007 erstellen

Will man in Word 2007 Adressetiketten erstellen, geht man ein wenig anders vor, als bisher in Office 2000-2003 gewohnt. Diese Schritt für Schritt Anleitung soll dabei behilflich sein möglichst einfach und Effizient zum Ziel zu kommen.

Voraussetzung um Adressetiketten in Word zu erstellen ist eine Datenquelle in der die Adressen gespeichert sind. Dies kann z.B. eine Excelmappe oder eine Access-Datenbank sein. Da Excel im Normalfall mit Office Small Business installiert wird, basiert diese Anleitung auf Excel. Für Access ist diese fast identisch.

Am Anfang steht die Adressliste in Excel. Am einfachsten schreibt man in der ersten Zeile in die jeweiligen Spalten die Titel. Z.B. Anrede, Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort und Land.

etiketten00

Wenn die Adressliste erstellt ist, kann nun das Word geöffnet werden. Nach dem Öffnen des Word in den Reiter „Sendungen wechseln“ und auf dem Button „Seriendruck starten“ -> „Etiketten“ klicken.

Seriendruck starten -> Etiketten

Anschliessend die gewünschte Etikettengrösse wählen. Diese steht jeweils auf der Etikettenverpackung. In diesem Fall sind die gewünschten Etiketten „Avery Zweckform“ Typ „No 3475“.

Etikettengrösse wählen

Etikettengrösse wählen

Die anschliessende Frage mit OK quittieren.

Frage mit "OK" quittieren.

Nun muss die vorher in Excel erstellte Adressliste als Adress-Quelle angegeben werden. Dazu auf „Empfänger auswählen“ -> „Vorhandene Liste verwenden“ klicken.

Datenquelle wählen

Datenquelle wählen

Wähle nun die vorher erstellte Exceldatei aus.

etiketten05

In der Exceldatei sind mehrere Tabellenblätter vorhanden. In der Regel kann das erste Tabellenblatt genommen werden. Wurden die Tabellenblätter benannt, werden diese Namen hier angezeigt.

Tabellenblatt wählen

Tabellenblatt wählen

Nun wird im Word folgendes angezeigt:

etiketten07

Nun müssen die gewünschten Felder eingefügt werden. Man kann dazu den Assistenen benutzen oder dies selber machen. Ich empfehle die direkte vorgehensweise ohne Assistent da man so einfacher zum gewünschten und korrekt formatierten Resultat kommt. Unter „Seriendruckfeld einfügen“ (klicke auf den nach unten Pfeil rechts, im Bild rot umrahmt) werden die einzelnen Felder aus der Excel-Tabelle angezeigt. Füge die Felder mit einem Klick auf den Namen ein.

Felder auswählen

Felder auswählen

Anschliessend müssen die Etiketten aktualisiert werden.

Etiketten aktualisieren

Etiketten aktualisieren

Nun werden die vorher eingefügten Felder in allen Etiketten angezeigt. Der Platzhalter «Nächster Datensatz» muss stehen gelassen werden. Er steuert, dass die Adresse bei jedem Feld neu aus der Datenbank geholt wird. Mit Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ werden in den Etiketten die Adressen angezeigt.

Vorschau des Ergebnis

Vorschau des Ergebnis

Mittels der links und rechts Pfeile kann zwischen den einzelnen Seiten der Etiketten hin und her gewechselt werden. Diese Funktion braucht es jedoch nur wenn man eine entsprechende Anzahl Adressen hat, die auf einer Seite nicht Platz haben. So kann kontrolliert werdne, dass alle Adressen korrekt angezeigt werden.

Zwischen den Seiten hin und her wechseln

Zwischen den Seiten hin und her wechseln

Mit „Fertig stellen und Zusammenführen“ kann man die Etiketten ausdrucken.

Etiketten ausdrucken

Etiketten ausdrucken

CSV in Excel 2007 öffnen

excel_csv_importierenHeute musste ich wieder mal nach langem eine .csv Datei in Excel 2007 öffnen. CSV Dateien werden ja von verschiedenen Programmen zum Datenaustausch genutzt. Die einzelnen Zeilen sind durch Komma oder andere Zeichen getrennt. Wer nun wie in den Vorversionen von Excel versucht, eine solche Datei zu öffnen, der bekommt ohne weitere Nachfrage eine Tabelle mit mehr oder weniger gelungenem Versuch die .csv Datei in der Tabelle darzustellen. Eine Nachfrage mit welchen Optionen die .csv Datei geöffnet werden soll, erfolgt nicht.

Folgende Anleitung wie man eine .csv Datei mit allen gewohnten Optionen öffnen kann:

  1. Excel mit einer leeren Tabelle öffnen
  2. Register ‚Daten‘ öffnen
  3. Im linken Bereich ‚Externe Daten abrufen‘ sind die Schaltflächen für den Import der Daten zu sehen, eventuell erst nach einem Klick auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil, der diesen Bereich öffnet.
  4. Zuständig für das Öffnen von prn-, txt- und csv-Dateien ist die Schaltfläche Aus Text. Nach einem Klick auf die Schaltfläche erscheint eine Dateidialogbox, in der die zu öffnende Datei gewählt wird.
  5. Nach dem Klick auf Öffnen erscheint der Assistent zum Importieren von Daten, der die notwendigen Werkzeuge für den gezielten Import der Daten bietet.

Office 2007 Tipps – Teil 1 Word

Im Moment stellen wir in der Firma von Office 2000 auf Office 2007 um. Da diese Umstellung relativ gross ist, werden alle Anwender auf dem neuen Office geschult. Einige Anektoten der Schulung habe ich hier festgehalten:

Demotext

Lorem Ipsum kennen die einen oder anderen wahrscheinlich. Im Word gibt es eine Möglichkeit einen ca 1.5 Seiten langen Demotext zu generieren:

=rand(5,7)

Schnellbausteine

Eine weitere Möglichkeit zum effizient Arbeiten sind die sogenanten Schnellbausteine. Diese gab es schon früher. In Office 2007 sind diese neu geordnet und eingesetzt.

Schnellbaustein erstellen

Schnellbaustein erstellen

Um einen Schnellbaustein zu erstellen, markiert man einen Text und klickt dann auf „Textbausteine“ im Menü „Einfügen“

Der Textbaustein muss danach noch benannt werden:

Schellbaustein definieren

Schellbaustein definieren

Als Name nimmt man eine Abkürzung die möglichst einfach zu merken ist. Eingefügt wird ein Schnellbaustein in dem man den Namen des Schnellbausteins schreibt und anschliessend F3 drückt. In diesem Falle:

mfg –> danach F3 drücken

Wenn die Schnellbausteine auch in Outlook zur Verfügung stehen sollen, kann dies mit Hilfe folgender Links realisiert werden:
Google Groups
Ratschlag24.com
Wings.ch

Entwicklertools einblenden

In den Entwicklertools können Makros und Formulare definiert werden. Die Entwicklertools aktiviert man in den Optionen:

Entwicklertools aktivieren

Entwicklertools aktivieren

Office Dokument als PDF / Office 2000-2003 Dokument abspeichern

Für Office 2007 gibt es ein Addon mit dem man einfach PDF Dokumente aus dem Word erzeugen kann:

Download von Microsoft.com

PDF Dokumente aus Office erstellen / Speichern als Office 2003 Dokument

PDF Dokumente aus Office erstellen / Speichern als Office 2003 Dokument